De tekst die het pand verlaat

Het gebeurt zelden uit onwil. Meestal is het iemand die om vijf voor zes een tekst af wil hebben, een browser openheeft, en een concept in een gratis chatbot plakt om er nette zinnen van te maken. Dertig seconden later is de tekst beter. En het stuk heeft het pand verlaten.

Wat "het pand verlaten" concreet betekent

Een tekst die u in een chatbot met een privéaccount plakt, staat vanaf dat moment op de servers van dat bedrijf, onder de voorwaarden van dat bedrijf, gekoppeld aan dat privéaccount. Wat er daarna mee gebeurt (hoe lang het bewaard blijft, wie erbij kan, of het voor verbetering van het systeem wordt gebruikt) hangt af van instellingen en voorwaarden waar uw organisatie niets over te zeggen heeft.

Misschien gebeurt er nooit iets mee. Dat is niet het punt. Het punt is dat uw organisatie aan een cliënt, een toezichthouder of een rechter niet meer kan uitleggen waar het stuk is en wie erbij kan. Voor een organisatie met een geheimhoudingsplicht is dat geen klein ongemak; dat raakt de kern van het vak.

Voor wie in de zorg werkt is die geheimhoudingsplicht meer dan een bedrijfsafspraak: het is het beroepsgeheim. Gezondheidsgegevens zijn onder de AVG bovendien bijzondere persoonsgegevens, de zwaarst beschermde categorie die de wet kent. Een cliëntgegeven in een privé-chatbot raakt daarmee de kern van het vak én de wet tegelijk: uw organisatie kan aan de cliënt, de inspectie of de tuchtrechter niet meer uitleggen waar dat gegeven staat en wie erbij kan.

En dat tuchtrecht is persoonlijk. Staat u in het BIG-register, dan valt u zelf onder het tuchtcollege, dat beoordeelt of u zich aan de regels van uw beroep heeft gehouden. Het beroepsgeheim hangt daarmee aan uw eigen registratie, niet alleen aan een afspraak van uw werkgever. Verlaat er een cliëntgegeven het pand via uw scherm, dan bent u het die dat moet kunnen verantwoorden.

Waarom de schade onzichtbaar is

Een verloren laptop merkt u. Een geplakte tekst niet: er is geen melding en geen incident, en uw organisatie ziet hooguit dat een site is bezocht, niet wat er is geplakt. Het voelt voor de gebruiker als typen in een tekstverwerker, terwijl het versturen naar een derde partij is. Juist omdat er nooit direct iets misgaat, went het. Dat maakt dit het stilste risico van de hele cursus, en de reden dat deze sectie bestaat.

Probeer het zelf

Geachte collega,

Betreft cliënt mevrouw R. Jansen, geboren 3 maart 1948, dossier
2026-0847. Bij de overdracht naar uw afdeling het volgende: cliënte
gebruikt sinds 12 juli metoprolol 50 mg, en sinds 2 augustus is daar
furosemide 40 mg bijgekomen. Aandachtspunt is de valneiging na het
opstaan. Wij verzoeken u de medicatieoverdracht binnen 14 dagen te
bevestigen, bij gebreke waarvan de apotheek opnieuw gecontacteerd
dient te worden.

Wijkteam Noord, De Meidoorn

Wat u net zag

De verbetering was echt, en het logboek ook: alles wat u plakte staat nu in de administratie van een ander. Eén categorie verdient daarbij een eigen regel. Wachtwoorden, sleutels en andere toegangscodes horen in geen enkel venster, ook niet in het zakelijke. Is er toch een wachtwoord of een sleutel in een geplakte tekst beland, behandel hem dan als gelekt: vervang hem eerst, en meld het daarna.

En "melden" heeft in de zorg een concrete route. Belandt er een cliëntgegeven in het verkeerde venster, geef dat dan meteen door aan uw functionaris gegevensbescherming of uw kwaliteitsfunctionaris. Zij wegen of het een datalek is. Is dat zo, dan geldt onder de AVG een meldplicht: in beginsel binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, en bij een hoog risico ook aan de cliënt zelf. U beoordeelt dat niet zelf; u zorgt dat de klok op tijd gaat lopen door snel intern te melden.

De vuistregel, nu met tanden

In sectie 1 stond de vuistregel al: werk met werkgegevens in de omgeving van het werk. Nu kunt u hem aanvullen met de reden. Binnen de zakelijke omgeving (uw Copilot, uw Copilot Chat met het werkaccount) blijft een tekst onder het beheer en de afspraken van uw organisatie. Daarbuiten is hij weg, ook als er nooit iemand naar kijkt.

En het ECD?

Het belangrijkste zorgwerk staat vaak niet in Word of Outlook, maar in het elektronisch cliëntendossier. Copilot in Microsoft 365 kan daar standaard niet bij: het leest mee in uw mail en documenten, niet in het ECD. Staan er dossierstukken in SharePoint of in de mail, dan leest het die wel. Dat is goed om te weten, want het voorkomt valse angst én valse geruststelling. Zit er AI ín het ECD zelf, bijvoorbeeld spraakgestuurde rapportage, dan valt die onder de afspraken tussen uw organisatie en de leverancier van het dossier, en gelden dezelfde vragen als in deze les: waar staat het, en wie kan erbij.

Wat níet uit deze module volgt: dat de losse chatbots slechte producten zijn. Ze zijn goed, en privé kunt u ze gerust gebruiken. De grens loopt niet tussen goede en slechte programma's, maar tussen werk en privé.