Schaduw-AI, en afspraken die wél werken

Schaduw-AI is AI-gebruik dat buiten het zicht van de organisatie gebeurt: privéaccounts, gratis chatbots, een abonnement op eigen kosten. De naam suggereert stiekem gedrag, maar wie het doet is meestal gewoon iemand die zijn werk sneller af wil hebben met het beste gereedschap dat hij kent.

Dat is precies waarom het ook op juridische kantoren voorkomt. De vraag is niet óf het gebeurt, maar of er ooit iemand heeft verteld waar de grens ligt.

Waarom die grens hier scherper is dan elders

Op een gemiddeld kantoor is een werkdocument in een gratis chatbot een datalek-risico. Op uw kantoor is het meer dan dat. Een conceptdagvaarding, een aktepassage of een exploot bevat per definitie cliënt- en dossierinhoud, en die inhoud valt onder de geheimhoudingsplicht van uw beroep. Voor de notaris staat die plicht in artikel 22 van de Wet op het notarisambt, en hij geldt daar voor iedereen die onder verantwoordelijkheid van de notaris werkt. Advocaat en notaris hebben daarbovenop een verschoningsrecht: de zekerheid dat wat een cliënt aan het kantoor toevertrouwt, daar ook blijft.

Een gratis chatbot met een privéaccount is een venster buiten het kantoor. Wie daar een conceptakte of een exploottekst in plakt, heeft de inhoud van een dossier het pand uit gestuurd, naar een partij waarmee het kantoor geen afspraken heeft. Dat is een beroepsfout in wording, ook als er nooit iets mee misgaat. En de geheimhoudingsplicht kent geen uitzondering voor haast.

Waarom een verbod alleen niet werkt

De reflex is een verbod: geen ChatGPT op kantoor. Het resultaat laat zich raden. Het gebruik verplaatst zich naar de telefoon en naar thuis, het kantoor verliest het laatste beetje zicht, en de mensen die het handigst zijn met het gereedschap leren hun collega's de omweg. Een verbod zonder alternatief verbiedt in de praktijk alleen de eerlijkheid erover.

Wat wel werkt, heeft drie onderdelen, en ze werken alleen samen:

1. Een toegestane route die er is en goed genoeg is. Dat is bij de meeste kantoren de eigen Microsoft-omgeving, te beginnen met het chatvenster dat er al is (sectie 2). Zolang de toegestane route omslachtiger is dan de verboden route, wint de verboden route.
2. Een grens die in één zin te onthouden is. Werkgegevens in de omgeving van het werk; cliënt- en dossiergegevens nooit in een privévenster. Geen document van twaalf pagina's, één zin die iedereen kan navertellen.
3. Een meldcultuur zonder straf. Wie meldt dat er iets in een verkeerd venster is beland, helpt het kantoor. Wie ervoor wordt gestraft, meldt de volgende keer niets, en dan pas is er echt een probleem.

Bij wie u meldt, verschilt per kantoor: vaak is dat uw leidinggevende en de privacyfunctionaris (de functionaris gegevensbescherming), en op grotere kantoren degene die over compliance gaat. Melden is hier geen formaliteit. Stonden er persoonsgegevens in de tekst, dan kan het voorval een datalek zijn dat uw kantoor onder de AVG moet beoordelen en soms moet melden. Ging het om dossierinhoud, dan is de vraag wat dit voor de zaak en voor de geheimhouding betekent er ook nog; die vraag hoort bij de kantoorleiding, en snel.

Probeer het zelf

Een veelgehoorde uitweg is: "ik anonimiseer het toch eerst." Test hoe goed dat werkt.

Wat u net zag

Noemde het model uw versie nog herleidbaar, dan lag dat niet aan de naam maar aan de combinatie van kenmerken (plaats, leeftijd, branche, een faillissement, het beroep van een echtgenote). Vond het uw versie goed, dan heeft u meer weggehaald dan de naam. Anonimiseren betekent dus die combinatie breken, niet één gegeven verwijderen en de rest laten staan. En de veiligste route blijft die van deze sectie: echte cliëntgegevens horen sowieso niet in een venster buiten het kantoor, ook niet geanonimiseerd. Uw geheimhoudingsplicht rekt niet mee omdat u de naam heeft weggelakt.

Eén afspraak per venster

Praktisch komt het hierop neer, en dit is ook meteen de samenvatting van de sectie:

Venster	Afspraak
Copilot en Copilot Chat, met het werkaccount	Gebruiken; controle-afspraak uit sectie 1 blijft gelden
Chatbot met privéaccount, voor privézaken	Prima, buiten het werk om
Chatbot met privéaccount, met werk- of cliëntgegevens	Niet, en als het toch is gebeurd: melden

In sectie 6 komt hier het wettelijke kader bij. Dan blijkt dat deze afspraken naast de beroepsregels ook in de AI-verordening een grondslag hebben, en dat uw kantoor er zelfs bewijs mee opbouwt.