Privacyverklaring leerportaal

Dit is de privacyverklaring van learning.itkaro.com, het leerportaal van ITKaro. Voor de website itkaro.com en het contactformulier daar geldt een aparte verklaring.

Het portaal gebruikt geen trackers, geen analytics van derden en geen externe lettertypen. Er is daarom ook geen cookiemelding: er valt niets te accepteren. Wel telt het portaal per dag hoe vaak de proefles en de kooppagina zijn bezocht en via welke advertentie. Dat is een teller; over de bezoeker zelf wordt daarbij niets bewaard.

Wie is verantwoordelijk

ITKaro, eenmanszaak van Jacob Poot, gevestigd in Goes.
KvK 87602075 · btw NL004448441B78
E-mail: learning@itkaro.com

Koopt u zelf een plek, dan is ITKaro verantwoordelijke voor uw gegevens. Heeft uw werkgever of opdrachtgever u aangemeld, dan is die organisatie verantwoordelijke en is ITKaro haar verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst, die standaard bij een teamlicentie hoort.

Welke gegevens het portaal bewaart

Alleen wat nodig is om u de cursus te kunnen laten volgen:

• Uw naam en e-mailadres, opgegeven bij het registreren, en of u dat adres heeft bevestigd.
• Uw wachtwoord, versleuteld. Niet het wachtwoord zelf, maar een onomkeerbare afdruk ervan. Ook ik kan het niet teruglezen.
• Bij welke groep u hoort, en welke opdrachtgever daarbij hoort. Die koppeling ontstaat door de cursuscode die u invoert.
• Uw sector en het recht waaronder u werkt (Europees of Brits), zoals u die aan het begin van de cursus kiest.
• Welke lessen u heeft gelezen, en wanneer.
• Uw toetspogingen: het cijfer, en per vraag welk antwoord u gaf en of dat goed was.
• Uw evaluatie van de cursus, als u die invult: een cijfer van 1 tot 10 en wat u schrijft over wat het opleverde en wat beter kan. Invullen is vrijwillig.
• Uw aanvraag voor een cursusdatum, en of die is goedgekeurd.
• Wanneer u voor het laatst inlogde en actief was.
• Een korte notitie bij uw account, als ik die maak: hoogstens tweehonderd tekens, bijvoorbeeld over een afspraak. Alleen ik zie die notitie.
• Welke mails het portaal u uit zichzelf al stuurde (zie hieronder), zodat u dezelfde mail geen tweede keer krijgt.
• Mislukte pogingen: het tijdstip van een mislukte inlog- of codepoging met het e-mailadres dat werd geprobeerd, en bij inloggen, registreren en de aanvraagformulieren ook het IP-adres waar de poging vandaan kwam. Alleen om misbruik af te remmen; die regels worden na een etmaal weer opgeruimd.

Als u een offerte, een kennismaking of een uur coaching aanvraagt

Daarvoor heeft u geen account nodig. Het portaal bewaart wat u in het formulier invult:

• Bij een offerte: uw naam, e-mailadres en organisatie, wat u zoekt, het aantal deelnemers, uw sector, de voorkeursperiode, uw opmerking, en als u ze invult uw referentie of PO-nummer, uw factuuradres, uw land en uw btw-identificatienummer. Daarbij komt het verloop van de offerte: het bedrag, of er akkoord is gegeven, en de naam en functie van wie dat akkoord gaf.
• Bij een kennismaking: uw naam, e-mailadres, organisatie en waar u het over wilt hebben. Een telefoonnummer staat alleen in het bericht dat ik over uw aanvraag krijg.
• Bij coaching per uur: uw naam, e-mailadres, het gekozen uur en waar u het over wilt hebben. Bevestigt u de aanvraag niet via de link in de mail, dan wordt hij na zeven dagen verwijderd.

Als u de cursus koopt

De betaling loopt via Stripe. Uw kaart- of bankgegevens komen niet in het portaal. Het portaal haalt bij Stripe op of er betaald is en voor hoeveel personen, en bewaart het kenmerk van de betaling, het e-mailadres dat u bij het afrekenen opgaf, het aantal personen, de cursuscode die u kreeg en via welke advertentie u eventueel kwam.

Mails die het portaal uit zichzelf stuurt

Naast de mails die u zelf uitlokt (bevestigen, wachtwoord vergeten) stuurt het portaal een deelnemer een paar mails uit zichzelf, elk hoogstens één keer: een herinnering als u uw e-mailadres na een dag nog niet bevestigd heeft, en een herinnering als u drie dagen niet verder bent gegaan.

Rondt u de Basiscursus AI af, dan krijgt u daarna twee mails met herhaalvragen: na zeven en na eenentwintig dagen. Dat geldt voor iedere deelnemer, of u de cursus nu zelf kocht of door een werkgever bent aangemeld. Kocht u de cursus zelf, dan staat in de eerste mail onderaan één aanbod. Dat zet u uit met het vinkje bij het aanmelden of onder Mijn gegevens. Bent u door een werkgever aangemeld of doet u mee via een teamlicentie, dan staat dat aanbod er niet in.

Als u een passkey koppelt

Dan bewaart het portaal de publieke sleutel van uw apparaat en de naam die u eraan gaf. Uw vingerafdruk of gezicht verlaat uw apparaat nooit en komt hier dus ook nooit terecht; dat is precies de reden dat passkeys veiliger zijn dan een wachtwoord.

Waarom, en op welke grondslag

Uw gegevens worden verwerkt om de cursus uit te voeren waarvoor u bent aangemeld: toegang geven tot het lesmateriaal, uw voortgang en toetsuitslagen tonen, en een deelnamebewijs kunnen maken. Dat is de uitvoering van de overeenkomst.

Een aanvraag voor een offerte, een kennismaking of een uur coaching verwerk ik om die aanvraag af te handelen; een aankoop om u de cursus te leveren.

De inlogpogingen en de beveiligingsmaatregelen berusten op gerechtvaardigd belang: zonder die rem staat het portaal open voor misbruik.

Wie wat te zien krijgt

• Andere deelnemers zien uw voortgang en uw cijfers niet.
• De docent (Jacob Poot) ziet de deelnemers per groep, hun voortgang, hun toetscijfers en hun evaluatie van de cursus. Dat is nodig om te zien of de uitleg aankomt.
• Uw werkgever of opdrachtgever, als die u heeft aangemeld: één of twee contactpersonen zien de deelnemerslijst en kunnen die downloaden voor het eigen dossier. Daarin staan uw naam en e-mailadres, de datum van inschrijving, hoeveel lessen u gelezen heeft, hoeveel toetsen u gemaakt heeft en of en wanneer u heeft afgerond. Uw cijfers staan daar niet in en worden niet met de contactpersoon gedeeld. Van de evaluaties ziet de contactpersoon alleen hoeveel er zijn ingevuld en, vanaf drie, het gemiddelde cijfer; niet wie wat schreef. De contactpersoon kan uw plek één keer aan een collega geven, bijvoorbeeld als u uit dienst gaat. U verliest dan de toegang tot die cursus en uw voortgang en toetspogingen worden verwijderd; een deelnamebewijs dat u al had blijft te controleren. Voor een organisatie die medewerkers aanmeldt geldt de verwerkersovereenkomst; die hoort standaard bij een teamlicentie.

Waar het staat, en wie er nog meer bij kan

• fly.io: het portaal en de database draaien op een server in Amsterdam. Fly.io is een Amerikaans bedrijf; de gegevens staan in hun Europese regio.
• Microsoft 365: de mail die het portaal stuurt (bevestiging, wachtwoord vergeten, bevestiging van een cursusdatum, de mails hierboven) loopt via mijn eigen Microsoft-omgeving in de EU. Antwoordt u op zo'n mail, dan komt dat binnen op learning@itkaro.com en in mijn eigen Teams-omgeving.
• Anthropic, bij de oefeningen. Sommige lessen bevatten een oefening met een echt AI-model (Claude Haiku van Anthropic, een Amerikaans bedrijf). Wat u in zo'n oefenvenster typt of als schermafbeelding uploadt, gaat naar die dienst om het antwoord te maken, en het portaal bewaart er niets van. Dat staat ook bij elke oefening zelf, met het verzoek er geen echte klant- of persoonsgegevens in te typen. Gebruikt u de oefeningen niet, dan gaat er ook niets heen. De dienst draait in de Verenigde Staten; Anthropic gebruikt wat via deze zakelijke koppeling binnenkomt niet om zijn modellen te trainen, en de zakelijke voorwaarden van Anthropic bevatten een verwerkersovereenkomst; die dekt de doorgifte naar de Verenigde Staten met de EU-modelcontractbepalingen (standard contractual clauses). Een organisatie kan de AI-oefeningen voor haar groep laten uitzetten. De deelnemers van die groep zien dan de opdracht zonder invulveld, en er gaat van hen niets naar Anthropic.
• Stripe, bij een aankoop. De betaling van de cursus loopt via Stripe, een Amerikaans bedrijf. Wat u daar invult, valt onder de privacyverklaring van Stripe.
• Meldingen aan mij. Maakt u een account aan, dan krijg ik daarvan bericht in mijn eigen Microsoft-omgeving, met uw naam en e-mailadres erin. Datzelfde gebeurt als u een cursusdatum, een offerte, een kennismaking of een uur coaching aanvraagt, en bij een aankoop. Verwijdert u uw account, dan gaat er een bericht met alleen uw naam en de groep, zodat de deelnemerslijst kan worden bijgewerkt; uw e-mailadres staat daar niet in.
• Verder niemand. Er zit geen marketingplatform, geen leerplatform van derden en geen analytics van derden tussen.

Video

In een module kan een film staan. Er wordt niets bij YouTube opgehaald totdat u zelf op afspelen klikt; tot dat moment praat uw browser met niemand buiten dit portaal. Klikt u wel, dan maakt uw browser verbinding met YouTube (Google) en gaan daarbij gegevens naar buiten de EU. Wilt u dat niet, klik dan niet op afspelen; de tekst van de module staat er los van en is volledig.

Cookies

Het portaal zet drie cookies, geen van alle om u te volgen: een sessiecookie zodat u ingelogd blijft, tijdens het koppelen of gebruiken van een passkey een kortlevend cookie dat na vijf minuten vervalt, en het cookie taal, dat een jaar onthoudt of u Nederlands of Engels koos. Dat laatste wordt pas gezet als u op de taalknop klikt. Er staat geen tracker en geen advertentiecookie.

Hoe lang het bewaard blijft

U heeft het zelf in de hand: op mijn gegevens kunt u uw account op elk moment verwijderen. Dat wist meteen en definitief uw account, uw voortgang, uw toetsuitslagen en uw passkeys; de back-ups van de server vervallen binnen dertig dagen.

Doet u dat niet, dan ruimt het portaal het automatisch op: twaalf maanden nadat u voor het laatst heeft ingelogd, gaat uw account met alles wat eraan hangt eruit. Daar hoeft niemand aan te denken; dat gebeurt vanzelf. Eén uitzondering: bent u contactpersoon van een groep of teamlicentie, dan blijft uw account staan zolang een cursuscode van die groep geldig is, zodat uw organisatie haar overzicht houdt.

Voor uw deelnamebewijs geldt een eigen termijn. Een bewijs dat u heeft gehaald is hoogstens vijf jaar na de datum van afronding te controleren, ook als uw account weg is, zodat een werkgever of auditor het kan nakijken. Daarvoor bewaart het portaal in een apart register alleen wat op het bewijs staat: uw naam, de cursus en de uitgave ervan, de datum van afronding en het bewijsnummer, en de naam van uw organisatie en de drempel als die op uw bewijs staan. Geen e-mailadres, geen cijfers en geen voortgang. Na vijf jaar gaat de regel er vanzelf uit.

Wilt u dat niet, dan laat u de regel verwijderen. Bij het verwijderen van uw account kiest u of uw bewijs in het register blijft; standaard blijft het staan. Daarna kan het per mail: stuur het bewijsnummer naar learning@itkaro.com. Het bewijs is dan niet meer te controleren; uw PDF blijft wat hij was.

Een aanvraag voor een offerte, een kennismaking of een uur coaching en de gegevens van een aankoop blijven twaalf maanden na afhandeling bewaard en worden daarna verwijderd. Facturen bewaar ik buiten het portaal, zo lang als de Belastingdienst dat van een ondernemer vraagt.

Uw rechten

U kunt op mijn gegevens zelf inzien wat er over u vastligt, alles downloaden in een leesbaar bestand, en uw account verwijderen. Wilt u iets laten corrigeren of heeft u een andere vraag, mail dan naar learning@itkaro.com.

Bent u het ergens niet mee eens, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Beveiliging

Het verkeer met het portaal gaat versleuteld. Wachtwoorden staan als onomkeerbare afdruk opgeslagen, inlogpogingen worden afgeremd, en het portaal laadt niets van buiten zichzelf behalve een film die u zelf aanzet. Iets geks gezien? Laat het me weten, dan kijk ik ernaar.