Voor uw functionaris gegevensbescherming
Deze pagina is bedoeld om door te sturen naar wie bij u over privacy gaat: de functionaris gegevensbescherming, de privacy officer of de IBP'er. Alles wat hier staat, staat ook in de privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst; hier staat het bij elkaar, in de volgorde van een beoordeling.
1. Wie is wat
Meldt uw organisatie medewerkers aan, dan is uw organisatie verwerkingsverantwoordelijke en is ITKaro verwerker. ITKaro is de eenmanszaak van Jacob Poot in Goes, KvK 87602075. De verwerkersovereenkomst (versie 1.0, 14 oktober 2026) hoort standaard bij een teamlicentie. Heeft u een eigen overeenkomst of het model van uw sector, stuur die dan mee met uw aanvraag.
2. Het doel
Uw medewerkers een online cursus laten volgen, hun voortgang tonen en een deelnamebewijs maken.
3. Welke gegevens
- Naam en e-mailadres, en het wachtwoord als onomkeerbare afdruk.
- De groep waartoe de deelnemer hoort, de gekozen sector en het gekozen recht.
- Welke lessen zijn gelezen, en de toetspogingen met cijfer en gegeven antwoorden.
- De evaluatie van de cursus, als de deelnemer die invult.
- Een aanvraag voor een cursusdatum, en wanneer de deelnemer voor het laatst inlogde.
De volledige lijst staat in de privacyverklaring en in artikel 2 van de verwerkersovereenkomst. De verwerking is niet gericht op bijzondere persoonsgegevens.
4. Wie ziet wat
- Andere deelnemers zien de voortgang en de cijfers van een deelnemer niet.
- De docent ziet de deelnemers per groep, hun voortgang, hun toetscijfers en hun evaluatie.
- Uw contactpersonen (één of twee) zien de deelnemerslijst met naam, e-mailadres, datum van inschrijving, aantal gelezen lessen en gemaakte toetsen, en of en wanneer iemand heeft afgerond. Geen cijfers per persoon. Van de evaluaties alleen het aantal en, vanaf drie, het gemiddelde.
5. Waar de gegevens staan
| Partij | Wat | Waar |
|---|---|---|
| Fly.io, Inc. | Het portaal en de database | Een server in Amsterdam (Amerikaans bedrijf, Europese regio) |
| Microsoft Ireland Operations Ltd. | De mail die het portaal stuurt | EU |
| Anthropic PBC | Alleen de AI-oefeningen: wat de deelnemer zelf in een oefening typt | Verenigde Staten |
6. De AI-oefeningen
In een aantal lessen staat een oefening waarin een echt AI-model antwoordt (Claude Haiku van Anthropic). Wat de deelnemer daar typt, gaat naar die dienst om het antwoord te maken; het portaal bewaart er niets van. Bij elke AI-oefening staat de waarschuwing geen vertrouwelijke bedrijfsinformatie en geen echte klant- of persoonsgegevens te typen.
U kunt de AI-oefeningen voor uw groep laten uitzetten. Uw deelnemers zien dan de opdracht zonder invulveld, en er gaat van hen niets naar Anthropic. Geef het aan bij de offerte of mail learning@itkaro.com.
Bij een IT-scan verwerk ik de documenten die u aanlevert in mijn eigen beoordelingstool, versleuteld; de tekst gaat voor de beoordeling via de zakelijke API van Anthropic. Dat staat in de bijlage van de verwerkersovereenkomst, met de bewaartermijn.
7. Bewaartermijnen
- Een account verdwijnt, met voortgang en toetspogingen, twaalf maanden na de laatste inlog; het account van een contactpersoon blijft zolang een cursuscode van zijn groep geldig is. Een deelnemer kan het eerder zelf verwijderen.
- Aan het einde van de overeenkomst verwijder ik op uw verzoek de gegevens van uw groep; wilt u ze eerst terug, dan krijgt u een export.
- Van een uitgegeven deelnamebewijs blijft hoogstens vijf jaar één regel staan (naam, cursus en variant, organisatie, datum, bewijsnummer), zodat het bewijs te controleren is. De deelnemer kan die regel eerder laten verwijderen.
- Back-ups verlopen binnen dertig dagen.
8. Beveiliging
Versleuteld transport (TLS), wachtwoorden alleen als onomkeerbare afdruk, toegang per rol, dagelijkse versleutelde back-ups en een rem tegen inlogmisbruik. Inloggen kan ook met een passkey.
9. Datalek en rechten van betrokkenen
Een inbreuk meld ik zonder onredelijke vertraging aan uw organisatie, met wat u nodig heeft voor een eventuele melding. Of er gemeld wordt aan de toezichthouder of aan betrokkenen, beslist u. Deelnemers kunnen hun gegevens zelf inzien, downloaden en verwijderen in het portaal.
10. Voor uw DPIA
Welke informatie u van mij krijgt voor een DPIA en voor een controle, staat in artikel 7 van de verwerkersovereenkomst.